Kosten werden vergleichbar
Statt verteilter Einzelposten steht eine nachvollziehbare Größe zur Verfügung: Kosten pro Seite, je Standort und Abteilung.
Managed Print Services
Drucken ist selten geplant – und genau deshalb teuer.
Managed Print Services machen die Druck- und Dokumentenumgebung zu einem betreuten Service: analysiert, standardisiert, überwacht und mit klaren Kosten. Verbrauchsmaterial wird automatisch nachgeliefert, Störungen werden erkannt, bevor sie den Arbeitsalltag aufhalten.
Für Unternehmen, die nicht wissen, was Drucken tatsächlich kostet – und die Bestellungen, Störungen und Sicherheitsfragen nicht mehr nebenbei erledigen möchten.
Ausgangslage
Gewachsene Druckumgebungen kosten Geld, Zeit und Aufmerksamkeit.
In vielen Unternehmen ist über Jahre eine gemischte Gerätelandschaft entstanden: unterschiedliche Modelle und Baujahre, verschiedene Verbrauchsmaterialien, mehrere Lieferanten und Ansprechpartner. Bestellungen laufen über einzelne Mitarbeitende, Störungen landen ungefiltert in der IT, und die tatsächlichen Kosten pro gedruckter Seite kennt niemand.
Managed Print Services beenden diesen Zustand nicht durch neue Geräte allein, sondern durch einen definierten Service: erst messen und verstehen, dann standardisieren, dann betreiben und regelmäßig überprüfen.
- Kosten sind über Toner-, Wartungs- und Gerätekosten verteilt und nicht vergleichbar
- Verbrauchsmaterial wird zu spät oder auf Vorrat bestellt und bindet Kapital
- Ausgedruckte Dokumente bleiben unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen
- Geräte sind netzwerkfähig, aber nicht in Update- und Berechtigungsprozesse eingebunden
- Niemand kann belegen, wie viel gedruckt wird – und wo sich Einsparungen lohnen
Leistungsbausteine
Was Managed Print Services bei uns umfasst.
Analyse & Optimierung
- Erfassung aller Geräte und Standorte
- Auswertung von Druckvolumen und Nutzung
- Bewertung von Auslastung und Fehlbelegung
- Optimierungsvorschlag mit Kostenvergleich
Standardisierung
- Reduzierung auf wenige Gerätetypen
- Einheitliche Treiber und Warteschlangen
- Vergleichbares Verbrauchsmaterial
- Klare Regeln für Ersatz und Erweiterung
Flottenmanagement
- Zentrale Übersicht über die gesamte Flotte
- Inventar mit Standort und Verantwortlichkeit
- Konfigurations- und Firmwarestand
- Geplanter Austausch statt Notfallbeschaffung
Monitoring
- Gerätestatus und Fehlermeldungen
- Füllstände und Verschleißteile
- Frühzeitige Hinweise auf Störungen
- Definierte Eskalation an den Service
Verbrauchsmaterial automatisch
- Automatische Nachlieferung nach Füllstand
- Kein manuelles Bestellen durch Fachabteilungen
- Kein unnötiger Lagerbestand
- Rücknahme und Entsorgung geregelt
Sicherheit & Druckfreigabe
- Freigabe am Gerät per Karte, PIN oder Anmeldung
- Benutzer- und Gruppenrechte für Funktionen
- Verschlüsselte Übertragung und Datenträgerlöschung
- Einbindung in die zentrale Identität
Wartung & Service
- Vereinbarte Reaktionszeiten
- Vorbeugende Wartung statt Reparatur
- Ein Ansprechpartner für alle Geräte
- Dokumentierte Serviceeinsätze
Reporting & Kostenkontrolle
- Auswertung nach Standort, Abteilung, Gerät
- Farb- und Schwarzweißanteil, Duplexquote
- Kosten pro Seite und Entwicklung im Zeitverlauf
- Regelmäßige Reviews mit Handlungsempfehlung
Nutzen
Planbare Kosten. Weniger Unterbrechungen. Mehr Sicherheit.
Die IT wird entlastet
Bestellungen, Störungsmeldungen und Wartungstermine laufen über einen definierten Prozess statt über Zurufe.
Dokumente bleiben geschützt
Ausdrucke erscheinen erst nach Freigabe am Gerät. Vertrauliche Unterlagen liegen nicht mehr offen im Ausgabefach.
Sicherheit & Datenschutz
Ein Multifunktionssystem ist ein Netzwerkgerät mit Datenspeicher.
Drucksysteme scannen, speichern zwischen, versenden E-Mails und greifen auf Verzeichnisse zu. Damit gehören sie in dieselben Sicherheitsüberlegungen wie Server und Arbeitsplätze – von der Berechtigung über die Verschlüsselung bis zur geordneten Aussonderung.
- Druckfreigabe am Gerät: Aufträge werden erst nach Authentifizierung ausgegeben
- Rollenbasierte Rechte für Farbe, Scan, E-Mail-Versand und Zielverzeichnisse
- Verschlüsselte Übertragung, sichere Protokolle, abgeschaltete Altdienste
- Firmware- und Konfigurationsstand als Teil des Patchprozesses
- Löschung interner Datenträger bei Austausch oder Rückgabe – dokumentiert
- Verarbeitungsverzeichnis und Löschkonzept auf die Druckumgebung abgestimmt
Cloud- und Hybridbetrieb
Drucken funktioniert auch dann, wenn der Arbeitsplatz nicht im Büro steht.
Wenn Arbeitsplätze in die Cloud wandern, ändert sich auch der Weg zum Drucker. Klassische Druckserver passen selten zu Homeoffice, mobilen Geräten und Cloud-Desktops. Wir richten die Druckumgebung deshalb passend zur Arbeitsweise aus – lokal, cloudbasiert oder hybrid.
- Druckerbereitstellung ohne klassischen Druckserver, wo es sinnvoll ist
- Einheitliche Warteschlangen für lokale Arbeitsplätze und Cloud-Desktops
- Standortübergreifendes Drucken mit zentraler Verwaltung
- Mobiles Drucken und Scannen mit klaren Berechtigungen
- Betrieb als Teil der bestehenden Managed Services
Nachhaltigkeit
Weniger drucken ist der wirksamste Beitrag – der Rest ist Einstellungssache.
Papier
Voreinstellungen, die wirken
Duplex und Schwarzweiß als Standard, Freigabe vor Ausgabe und das Verwerfen nicht abgeholter Aufträge senken das Volumen messbar – ohne Verbote.
Energie
Weniger Geräte, besser platziert
Eine bedarfsgerechte Flotte mit sinnvollen Standorten und aktivem Energiesparverhalten braucht weniger Strom als viele einzelne Arbeitsplatzgeräte.
Kreislauf
Material im Kreislauf
Rücknahme von Verbrauchsmaterial, geregelte Entsorgung und eine längere Nutzungsdauer durch vorbeugende Wartung reduzieren Abfall und Neubeschaffung.
Nachweis
Belegbare Entwicklung
Das Reporting zeigt Volumen, Duplex- und Farbanteil im Zeitverlauf – als Grundlage für Ziele und für die Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Ablauf
In fünf Schritten von der gewachsenen Umgebung zum betreuten Service.
- Bestandsaufnahme: Geräte, Standorte, Verbrauchsmaterial, Verträge und Volumen werden erfasst – ohne Eingriff in den laufenden Betrieb.
- Auswertung: Wir ermitteln Auslastung, Kosten pro Seite und Schwachstellen und zeigen den Unterschied zwischen Ist-Zustand und optimierter Umgebung.
- Konzept: Gerätekonzept, Standorte, Berechtigungen, Freigabeverfahren, Serviceumfang und Reporting werden gemeinsam festgelegt.
- Umsetzung: Standardisierung, Einbindung in Netzwerk und Identität, Schulung der Anwender und Übergabe in den Betrieb.
- Betrieb & Review: Monitoring, automatische Materialversorgung, Wartung und regelmäßige Auswertung mit Empfehlungen.
Häufige Fragen
Was Unternehmen zu Managed Print Services fragen.
Müssen wir alle Geräte austauschen?
Nein. Geräte, die technisch und wirtschaftlich sinnvoll weiterlaufen, bleiben im Einsatz. Häufig entsteht der größte Effekt nicht durch neue Hardware, sondern durch Standardisierung, sinnvolle Standorte, richtige Voreinstellungen und automatische Materialversorgung.
Wie wird abgerechnet?
Üblich ist eine Abrechnung nach tatsächlich gedruckten Seiten, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe, ergänzt um eine feste Servicekomponente. Verbrauchsmaterial und Wartung sind darin enthalten. Das genaue Modell legen wir nach der Analyse fest – es soll zu Ihrem Volumen passen, nicht umgekehrt.
Was passiert mit vorhandenen Verträgen?
Bestehende Verträge und Laufzeiten nehmen wir in die Bestandsaufnahme auf. Der Übergang wird so geplant, dass keine Doppelkosten entstehen. Wo Laufzeiten noch bestehen, wird die Umstellung schrittweise vorbereitet.
Sehen Sie, was wir drucken?
Nein. Ausgewertet werden Betriebsdaten wie Volumen, Farbanteil, Duplexquote, Gerätestatus und Füllstände – keine Dokumentinhalte. Welche Daten erfasst werden und wie lange sie gespeichert bleiben, wird vorab festgelegt und dokumentiert.
Funktioniert das auch mit Homeoffice und Cloud-Arbeitsplätzen?
Ja. Die Druckbereitstellung wird passend zur Arbeitsweise aufgebaut – mit oder ohne klassischen Druckserver, für lokale Arbeitsplätze, Cloud-Desktops und mobile Geräte, jeweils mit klaren Berechtigungen.
Wie hängt das mit unseren Managed Services zusammen?
Managed Print Services sind ein Baustein derselben Betriebslogik: Monitoring, definierte Prozesse, Wartung, Dokumentation und regelmäßige Reviews. Wenn wir Ihre IT bereits betreuen, wird die Druckumgebung in dieselben Abläufe und Berichte aufgenommen.
Wie lange dauert die Umstellung?
Die Bestandsaufnahme und Auswertung sind meist in wenigen Wochen abgeschlossen. Der Umbau richtet sich nach Anzahl der Standorte und Geräte und wird in Abschnitten geplant, damit der Betrieb weiterläuft.
Nächster Schritt
Lassen Sie uns zuerst herausfinden, was Drucken heute kostet.
Wir erfassen Ihre Druckumgebung, werten Volumen und Kosten aus und zeigen Ihnen, welcher Serviceumfang wirtschaftlich sinnvoll ist – nachvollziehbar und ohne Verpflichtung.